Электронный документооборот, или О значимости правильной терминологии

Электронный документооборот, или О значимости правильной терминологии

Леонид ВОЛКОВ, руководитель Управления федеральных проектов, заместитель генерального директора компании "СКБ Контур"

НА РЫНКЕ систем управления документа-ционным взаимодействием сложилась некоторая терминологическая неразбериха. В российской ИТ-прессе давно закрепился термин СЭД (системы электронного документооборота) для обозначения систем класса WorkFlow, автоматизирующих управление потоками документов на предприятии. Рынку систем этого класса уже достаточно много лет. Он стал весьма зрелым, а решения на этом рынке технологически мало отличаются друг от друга - Web-сервер в Ин-транет-сети предприятия, визуальный редактор процессов WorkFlow, подсистема управления доступом и разграничения прав... и поехали. Документы создаются, передаются из отдела в отдел, согласуются, архивируются, распечатываются и т.п. И при этом не происходит, конечно, совсем никакого ОБОРОТА электронных документов, они ведь никогда не покидают пределов сервера системы.

ФЗ "Об ЭЦП" не работает?

Принятие в 2002 г. ФЗ "Об ЭЦП" дало толчок процессам создания и внедрения систем электронного документацион-ного взаимодействия между различными хозяйствующими субъектами, а также между хозяйствующими субъектами и государственными контролирующими органами. Основным элементом информационного обмена в таких системах является электронный документ, подписанный ЭЦП, и пересылаемый из корпоративной информационной системы одной организации в корпоративную информационную систему другой с использованием согласованных форматов и регламентных процедур. Такие системы тоже вправе именовать себя СЭД, и в них действительно происходит физическое движение документов. При этом два описанных класса систем комплементарны по отношению друг к другу: документ из внешней среды документооборота должен быть качественно принят и автоматически обработан (например, расписан по исполнителям) во внутренней системе управления документами, или, напротив, результатом подготовки какого-то документа во внутренней системе может стать его подписание ЭЦП уполномоченным лицом организации и отправка тому или иному получателю во внекор-поративную среду.

Кстати, расхожий миф о том, что закон об ЭЦП якобы "не работает" примерно с лета 2005 г., не имеет ничего общего с действительностью, и повторяется он только людьми безответственными и теми, кто не следит за развитием нормативной базы. Действительно, подзаконные акты появились не сразу, и, действительно, были проблемы с правоприменительной практикой в отношении этого закона в первые годы его существования. Но в последнее время все лакуны устранены. Решен вопрос с государственным реестром удостоверяющих центров (он создан и ведется ФАИТ), с лицензированием удостоверяющих центров (оно отменено), решены и все прочие вопросы. Арбитражные суды за последние три года рассмотрели уже сотни дел, в которых в качестве доказательств используются исключительно электронные документы, заверенные ЭЦП. Были и случаи использования таких документов в уголовных процессах по правонарушениям в финансовой сфере. И по каждому из этих прецедентов можно сказать: закон работает и позволяет отстаивать правомерность применения ЭЦП в качестве аналога собственноручной подписи в тех случаях, когда это предусмотрено законом.

В итоге на сегодняшний день системы автоматизации документооборота между различными хозяйствующими субъектами по своей популярности далеко опередили системы управления документами внутри предприятий. Пока вторые гордятся сотнями (а может, и тысячами) внедрений - в основном, на крупных предприятиях, - абонентами первых становятся сотни тысяч. Именно сотни тысяч хозяйствующих субъектов осуществляют в электронном виде документооборот с государственными контролирующими органами, причем речь идет отнюдь не только о сдаче отчетности, а именно о полноценном документообороте.

Повод задуматься!

Итак, какой из этих двух различных классов систем заслуживает гордого именования "системы электронного документооборота"?

Для систем класса WorkFlow следует придумать и ввести в обиход термин типа "СУД" (системы управления документами), а термин "СЭД" (системы электронного документооборота) правильно и справедливо применять именно по отношению к системам, в которых действительно происходит реальный обмен электронными документами. Кстати, электронный ДОКУМЕНТ (именно документ, а не просто фай-лик) - это документ, заверенный ЭЦП, а в системах Work-Flow, за редкими исключениями, технологии ЭЦП не применяются... Тоже повод задуматься!

Может показаться, что вопрос терминологии не стоит того, чтобы "ломать копья". Но трудно согласиться с такой точкой зрения, так как все участники рынка заинтересованы в том, чтобы их правильно понимали заказчики, а также чтобы у них правильно формировались потребности. И сейчас самое время поразмыслить о том, чтобы "правильно говорить", чтобы заказчикам хотелось не абстрактную, а конкретную "систему документооборота".

Комментарий эксперта

Владимир Ульянов, руководитель аналитического центра Perimetrix

В статье автор поднимает сразу несколько вопросов, в том числе о правильной формулировке понятий и правильном понимании сущностей. Как мне кажется, первая проблема в некотором роде эфемерна. Несомненно, заявить о правильных терминах необходимо. Но бороться - бесполезно. В качестве примера можно вспомнить историю о гигабайтах. Ведь правильно гигабайт называть гибибайтом (http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%93%D0%B8%D0%B3%D0%B0%D0%B1%D0%B0%D0%B9%D1%82). Однако умы миллионов "айтишников" и сотен миллионов пользователей уже не приемлют другого названия.

Вопросы правильного исчисления дискового пространства не раз уже доводили до судебных разбирательств. А компания Seagate даже согласилась выплатить всем покупателям своих дисков 5-процентную компенсацию за "украденные" сектора (http://www.harddrive-settlement.com/docs/Set-tlement%20Agreement.pdf).

Но вернемся к документообороту. Кто сказал, что виртуальный оборот, когда документ действительно все время лежит на сервере, не является оборотом? В нашей жизни вообще все больше процессов становятся виртуальными, и этому никто не удивляется. Безналичный расчет - это тоже денежный оборот, здесь финансисты не спорят.

Тем не менее гораздо важнее вопрос понимания сущности. И автор совершенно справедливо сетует, что заказчик часто просто не понимает, что он хочет получить. Более того, потребитель слабо знаком с бизнес-процессами, происходящими в его организации, неспособен сформулировать хотя бы приблизительные требования к продукту. Зато на этапе использования претензий и поправок может быть несчетное количество. Такая ситуация наблюдается во многих областях, не только касающихся систем документооборота или систем внешнего обмена документами.

В заключение хочется внести предложение: оба рассмотренных класса систем целесообразно объединить. Тем самым можно сразу устранить несколько противоречий, в том числе касающихся и наименования. Основа же обоих классов систем одна - безопасность. Даже название можно дать "защищенная система работы и обмена документами". И в такой системе документы должны быть валидированы (ЭЦП) и защищены (шифрованием) на всех этапах жизни. Особенно тогда, когда они передаются вовне, клиентам, партнерам или регулятору. Впрочем, на этапе хранения документы тоже уязвимы, поэтому шифровать необходимо и документы внутри компаний.