Электронный документооборот с умом: как сэкономить при переходе

Дмитрий
Горелов

коммерческий директор компании "Актив"

Александр
Сидоров

коммерческий директор компании "Цифровые технологии"

Возможные решения

Внедрениеготовой системы ЭДО. Электронные архивы, системы с развитыми средствами workflow, системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний и т.п. Однако реалии российского рынка доказывают тот факт, что далеко не всегда внедрение системы электронного документооборота дает желаемые результаты. Зачастую финансовые и организационные затраты при переходе на электронный документооборот не только не окупаются, но, напротив, становятся весомой строкой затрат организации. После длительного внедрения система ЭДО используется лишь частично, так как у компании нет необходимости использовать все многочисленные функциональные возможности системы. Кроме того, остается нерешенной одна из основных задач – построение должным образом защищенной юридически значимой ЭДО, что сказывается на проблемах и конфликтах в правовом поле деятельности организации.

Автоматизация ЭДО собственными силами. Решение выбирается для минимизации расходов на реализацию проекта.

Оптимизацияиусовершенствованиедействующей ЭДО. Не требует внедрения специализированных систем: акцент на создании защищенной, юридически значимой среды обмена документами.

Определение целей и задач проекта

Проект по переходу на электронный документооборот начинается с постановки задачи и определения рамок проекта. В том случае когда задачи электронного документооборота сводятся преимущественно к обмену документами между организациями или ведомствами, приоритетными должны стать не столько выбор и внедрение какой-либо системы электронного документооборота, сколько выстраивание эффективной и безопасной системы обмена электронными документами. Именно этот шаг – выбор между системой электронного документооборота и системой обмена документами – является ключевым с позиции дальнейшей оптимизации расходов при переходе на электронный документооборот.

Обеспечение безопасности: СЭД или СОД

Система электронного документооборота (СЭД) позволяет автоматизировать процесс внутрикорпоративного документооборота в организации и должна предусматривать решение следующих задач:

• обеспечение сохранности документов;
• обеспечение безопасного доступа;
• обеспечение подлинности документов;
• конфиденциальность;
• протоколирование действий пользователей.

Состав решения по обеспечению защищенного, юридически значимого электронного документооборота индивидуален для каждой системы. Требуется обеспечение безопасности самой системы и данных внутри ее. Обязательным компонентом решения является средство криптографической защиты информации.

Система обмена документами (СОД) позволяет вести межкорпоративный и межведомственный обмен (традиционные СЭД в этом случае не всегда подходят: технологическое различие, высокая стоимость внедрения, особенности эксплуатации СЭД и др.). Требуется обеспечение безопасности электронных документов.

СОД должна предусматривать решение следующих задач:

• придание юридической силы электронным документам;
• защита целостности электронных документов;
• гарантия авторства;
• квитирование фактов отправки и доставки документов.

В состав решения входят:

• средство криптографической защиты информации (СКЗИ), реализующее сертифицированные криптоалгоритмы;
• программное средство для удобной работы с СКЗИ для выполнения операций шифрования и электронной подписи;
• ключи и сертификаты ключей подписей хранятся на электронном идентификаторе для усиления защиты от доступа посторонних лиц и уменьшения рисков отказа от подписи.

Пошаговая инструкция по проведению анализа в выборе системы: СЭД или СОД

Какую систему выбрать? Для начала необходимо определить для каждого вида документа следующие параметры:

• количество оформляемых документов в месяц;
• тип документа (передаваемый контрагенту или внутренний);
• возможность оформления подлинника в электронной форме с учетом законных ограничений и мнения ответственных сотрудников;
• срок хранения документа и затраты на оформление в бумажной форме и передачу.

Затем исключите те документы, которые:

• не могут быть оформлены в электронной форме по закону;
• ответственные сотрудники не согласны переводить в электронный формат;
• должны храниться свыше 15 лет.

После чего отсортируйте получившееся с учетом:

• количества оформляемых документов в месяц;
• затрат на оформление их в бумажном виде;
• расходов на передачу.

Затем разделите все на две части: первая – приоритетная задача, вторая – та, что можно отложить на некоторое время.

Обеспечение юридической значимости ЭДО: рекомендации по составлению распорядительно-организационной документации

В первую очередь определите цели и специфику электронного документооборота вашей организации и оформите их в виде регламента использования ЭЦП.

Регламент использования ЭЦП в системе документооборота определяет:

• порядок организации криптографической защиты информации при электронном документообороте в системе;
• взаимодействие с третьей доверенной стороной – удостоверяющим центром;
• порядок регистрации участников системы;
• перечень программного обеспечения, с помощью которого могут создаваться электронные документы;
• перечень документов (типов, наименований), которые могут обращаться в системе, с описанием их форматов и правил оформления;
• порядок разрешения конфликтных ситуаций.

Приведенные примеры учета ряда параметров в процессе перехода на электронный документооборот позволят иметь более подробное представление по объемам работ и значению этапов.

Система юридически значимого обмена документами очень хорошо работает, когда необходимо построить взаимодействие с обособленными подразделениями внутри территориально распределенной организации. Затраты окупаются очень быстро. Резко повышается скорость обмена документами и прозрачность работы. Вторым типовым сценарием использования СОД является работа большой компании с множеством независимых контрагентов. Простой перенос документов из почтовых отправлений в зашифрованные и подписанные ЭЦП сообщения электронной почты дает огромный экономический эффект.