Электронный документооборот становится реальностью

Иван Мишанин
директор по продажам,
практика CRM&MOSS,
BrightConsult Incadea Group

Мировая практика, подкрепляемая рядом исследований, показывает, что при принятии решения о внедрении СЭД на организации, как правило, воздействуют три фактора: желание повысить свою эффективность, оптимизировать бизнес-процессы и обеспечить соответствие законодательным требованиям. Российский рынок в этом плане не исключение. К слову, актуальность перехода на электронный документооборот российских компаний во многом подогревается вступившим в силу законом "О персональных данных" (№ 152-ФЗ), который предъявляет серьезные требования к хранению, сбору, передаче и обработке данных клиентов. Увеличение объемов хранимой информации и необходимость обеспечения ее надежной защиты делают выбор компаний в пользу информационных систем еще более очевидным.

Вместе с тем не будем забывать о специфике, традиционно присущей российскому делопроизводству.  Проекты документов, журналы ознакомления, журналы передачи, поручения по документам и проектам, задачи по поручениям, контроль исполнения, вариативные процессы согласования документов – все эти особенности российского документооборота должны быть учтены в СЭД. При этом необходимо, чтобы система отвечала одновременно требованиям руководителей, способствуя повышению управленческой эффективности, а также потребностям сотрудников, создавая необходимые условия для повышения производительности труда и качества обслуживания клиентов.

Что ждет современный руководитель от СЭД?

Разумеется, главного, а именно повышения эффективности предприятия. Сегодня далеко не все компании могут похвастаться эффективностью и прозрачностью своих бизнес-процессов. Ситуация, когда не ясно, кто отвечает за выполнение тех или иных функций, сотрудники выполняют многочисленные рутинные операции, создается огромное количество бумажных документов, а также происходит утеря информации, – не редкость.

СЭД позволяет не только упорядочить делопроизводство, сэкономить время и расходные материалы, но и способствует более четкой организации бизнес-процессов компании, зачастую значительно повышая ее эффективность.

Чего ждет сотрудник от СЭД?

Прежде всего снижения рутинной составляющей и удобства  работы  с документами, возможности не тратить время на поиск нужной информации. Немаловажным фактором является простота СЭД в использовании, "дружественность" ее интерфейса. Система должна быть ясна и понятна рядовому сотруднику, которому предстоит ежедневно с ней работать.

Что на практике дает СЭД?

Отвечая на этот вопрос, рассмотрим преимущества СЭД. Итак, к основным преимуществам электронного документооборота можно отнести:

• Повышение прозрачности и управляемости бизнеса за счет улучшения доступа к информации и более четкого контроля за процессами. Для того чтобы повысить прозрачность бизнес-процессов для руководства и снизить вероятность мошенничества, в любой системе электронного документооборота присутствует модуль, который наглядно показывает процессы согласования и изменения всех документов в системе.
• Надежное хранение и предотвращение потерь документов, в том числе в результате форс-мажорных обстоятельств, а значит, снижение юридических и экономических рисков.
• Снижение издержек. Введение электронного документооборота позволяет снизить издержки на хранение документации, а также расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.
• Контроль исполнения поручений за счет гибкой отчетности, которая позволяет руководству анализировать количество обработанных, согласованных и просроченных документов, принимать меры для исправления ситуации.
• Повышение производительности сотрудников. За счет снижения количества рутинных операций, экономии времени и повышения удобства работы растет и производительность сотрудников. Кроме того, правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, связанные с так называемым человеческим фактором.
• Быстрый поиск. Возможность быстро и легко находить нужные документы – одно из основных преимуществ СЭД.
• Коллективная работа с документами. Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.
• Разграничение доступа к документам. Каждый пользователь системы видит только те документы, к которым ему разрешен доступ.
• Ускорение процесса согласования и утверждения документов.

Особо отмечу, что при выборе СЭД важно обращать внимание на гибкость системы, возможность настраивать ее под конкретные задачи бизнеса, а также наличие потенциала для дальнейшего развития. К последнему могут относиться: настройка бизнес-процессов согласования финансовых документов, интеграция с 1С и другими бухгалтерскими системами, штрихкодирование, создание архива первичной документации, интеграция с системой электронно-цифровых подписей, поточное сканирование и распознавание документов с автоматическим созданием карточек и др.

Конечно, при всех очевидных преимуществах СЭД полностью перейти на электронный документооборот пока не представляется возможным как с точки зрения законодательства РФ, в соответствии с которым основной формой документа по-прежнему считается бумажная, так и в силу объективных жизненных реалий. Однако возможность получить эффективный  инструмент  управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях, доступна российским компаниям уже сегодня.