Обеспечение юридической значимости ЭДО компании

Людмила Харитонова
Управляющий партнер,
юридическая компания "Зарцын и партнеры"

Все документы, направляемые посредством ЭДО, условно можно разделить на две группы:

1. Договоры (контракты) между сторонами, дополнительные соглашения к ним, а также документы в рамках договора (претензии, уведомления).
2. Бухгалтерские документы (счета-фактуры, ТТН).

Договоры между сторонами

Применительно к первой группе документов общие положения ЭДО определены в п. 2 ст. 434 ГК РФ, согласно которому договор может быть заключен путем обмена документами посредством электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Согласно п. 1, 2 ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть подписана лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами; использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными актами или соглашением сторон.

Закон выделяет три вида электронной подписи:

• Простая электронной подпись - ЭП, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
• Неквалифицированная ЭП - электронная подпись, которая:
  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи.
• Квалифицированная электронная подпись - электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной ЭП и следующим дополнительным признакам:
  • ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим ФЗ.

Первая группа документов может быть подписана любым видом ЭП. Порядок подписания таких документов и направления в электронном виде определяется соглашением сторон.

Бухгалтерские документы

Второй группе документов посвящено гораздо больше нормативных актов, и требования к их электронной форме гораздо жестче.

Так, п. 5 ст. 9 Федерального закона от 6.12.2011 № 402 "О бухгалтерском учете" предусматривает возможность составления первичных документов: первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного ЭП.

Таким образом, первичные учетные документы только при наличии подписи соответствующих должностных лиц принимаются к учету и подлежат включению в упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Порядок обмена электронными счетами-фактурами утвержден приказом Минфина РФ № 50Н от 12.04.2011. Формат ТТН и акта сдачи-приемки работ определен приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172^® "Об утверждении форматов первичных учетных документов ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи работ (услуг)".

Бухгалтерские документы могут быть направлены только через оператора ЭДО в установленном ФНС формате (приказ ФНС России от 5.03.2012 г. № ММВ-7-6/138).

Определим, какие требования должны быть соблюдены, чтобы электронные документы с использованием ЭП считались легитимными:

1. Между организациями должно быть подписано соглашение об электронном обмене документами (соглашение может быть подписано в виде отдельного документа либо быть включено в текст основного договора между сторонами). Исходя из практики, такое соглашение лучше подписать отдельно в бумажном виде до начала ЭДО.
2. Организации должны заключить договор со специализированным оператором, если речь идет о второй группе документов (в настоящий момент контрагенты должны иметь договор с одним и тем же оператором, в противном случае не будет технической возможности обмена документами).
3. Необходимо получить сертификат ключей подписи руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) или доверенностью.
4. Нужно обязательно оформить и представить оператору заявление об участии организации в ЭДО счетов-фактур по телекоммуникационным каналам связи.
5. Необходимо получить у оператора идентификатор участника ЭДО, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к такому документообороту.