Стандартизация электронного документооборота: российский опыт

Наталья Храмцовская
ведущий эксперт
по управлению документацией
компании "ЭОС", член Гильдии
управляющих документацией и
ARMA International

При рассмотрении проблемы внедрения электронного документооборота можно выделить две типичные ситуации: внедрение СЭД в отдельной организации и организацию электронного документооборота между организациями с использованием этих систем.

В случае внедрения СЭД внутри организации большое значение имеет подготовка хорошо продуманного технического задания и функциональных требований к проектируемой или закупаемой СЭД, а также обеспечение (если это необходимо) юридической значимости электронных документов в СЭД. Все чаще функциональные требования и требования по обеспечению юридической значимости разрабатываются на основе известных, хорошо себя зарекомендовавших международных стандартов и спецификаций. Такой подход дает хорошие результаты, поскольку позволяет не только сэкономить время, но и не забыть существенные требования к СЭД, которые необходимы для ее эффективного использования организацией.

Совсем иные проблемы приходится решать в том случае, когда необходимо обеспечить эффективное электронное взаимодействие между органами и организациями, использующими программное обеспечение от различных поставщиков, зачастую подстроенное под специфические нужды этих организаций.

Задача, безусловно, упрощается в том случае, если все участники электронного взаимодействия используют одинаковое программное обеспечение или вообще работают в одной системе. Примеры успешного применения такого подхода известны как за рубежом, так и в России, где по этому пути пошли некоторые регионы. К сожалению, решать таким образом проблему взаимодействия федеральных органов власти мы не сможем – время ушло, и в ряде ведомств уже внедрены и успешно работают собственные крупные системы, единовременная замена которых не только обошлась бы в астрономические суммы, но и могла бы привести к параличу всей работы. Поэтому на федеральном уровне придется организовывать взаимодействие между десятками систем различных поставщиков, и чтобы эти системы могли взаимодействовать, в первую очередь необходим единый стандарт загрузки-выгрузки информации и документов.

Как показывает уже накопленный опыт, для поддержки взаимодействия между СЭД необходим целый комплекс стандартов, включающий как стандарты, относящиеся к IT-технологиям (о них здесь речь не идет), так и стандарты по вопросам управления документами, такие как:

• обязательные функциональные требования к СЭД, закупаемым государственными органами и учреждениями;
• стандартные форматы для оперативного взаимодействия и для долговременного хранения документов и информации;
• общегосударственный стандарт метаданных документов;
• стандарты по обеспечению долговременной сохранности документов, с сохранением их доказательной силы и юридической значимости.

К сожалению, в России работа над большинством необходимых стандартов такого рода либо вообще не начата, либо находится в зачаточном состоянии.

Современные тенденции и положение дел

Можно выделить два важных момента, характеризующих текущую ситуацию со стандартизацией в области управления документами.

Во-первых, в России стандартов в этой области явно не хватает. Причина достаточно банальная – государственным организациям, традиционно занимавшимся этим вопросом, не выделяется сколько-нибудь существенного финансирования, и начинает ощущаться нехватка специалистов, владеющих необходимыми знаниями по ряду специальных вопросов.

В настоящее время стандартизацией в области управления документами занимаются два подкомитета двух различных технических комитетов Росстандарта: один – на базе ВНИИДАД, другой – подкомитет ПК6 (в составе технического комитета ТК459).

В подкомитете ПК6 ведутся в том числе работы по стандартизации форматов обмена документами, и совсем недавно известный доработанный стандарт Гильдии управляющих документацией был утвержден в качестве ГОСТ Р 53898-2010 “Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению”. Данное направление работы, безусловно, было бы желательно усилить в первую очередь за счет более активного участия в этой работе как разработчиков ПО, так и заинтересованных государственных органов, поскольку подкомитет ПК6 – это та площадка, в рамках которой вполне реально организовать разработку сбалансированных стандартов, учитывающих интересы как государства, так и бизнеса.

В настоящее время в подкомитете идет работа по переводу и принятию в качестве национального стандарта технического отчета ISO TR 15801: 2009 “Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности”.

Вторая особенность заключается в том, что выбор стандартов порой оказывается слишком велик. Если на рубеже XX–XXI вв. стандарты в области управления документами можно было переcчи-тать по пальцам, то сейчас их количество и разнообразие стали впечатляющими, в том числе и стандартов и технических отчетов, выпускаемых Международной организацией по стандартизации (ИСО). Анализ существующих и разрабатываемых международных стандартов показывает не очень радостную картину:

• наблюдается перекрытие тематики и несогласованность стандартов ИСО, что создает проблемы их комплексного использования;
• в настоящее время появились случаи прямой конкуренции документов, разработанных различными органами и организациями, примером чему может служить "война" стандартов функциональных требований к системам электронного документооборота (MoReq2/MoReq2010 конкурирует cо стандартом Международного совета архивов, который, как ожидается, в ближайшее время станет стандартом ИСО с номером ISO 16175-2);
• успешный бизнес, сделанный ИСО на системах менеджмента, привел к тому, что они начали плодиться и размножаться, и сейчас в такого рода систему менеджмента пытаются "впихнуть" и управление документами (это проекты стандартов ISO 30300 и 30301, которые близки к завершению);
• даже внутри ИСО тематикой управления документами занимается несколько технических комитетов и подкомитетов, часто действующих несогласованно и независимо друг от друга.

Стандарты (кроме чисто технических) – это, по сути, методические документы, освященные именем ИСО или другой уважаемой организации. В России сейчас огромный голод на современные методические документы, и мы могли бы использовать в своей работе не только стандарты ИСО, но и лучшие национальные стандарты различных стран мира.

К сожалению, стандарты в области управления документами в России переводятся мало и не всегда качественно.

Сама работа по переводу дается очень нелегко, и спасибо за нее говорят редко, зато бывает, что активно стараются вставить палки в колеса.

Если говорить о текущем положении дел в мире в области функциональных требований к СЭД, то ситуация здесь сложилась довольно запутанная. Европейские типовые требования к системам управления электронными документами MoReq2 оказались сложными для сертификации, хотя никто не отрицает высокое качество этого документа. Из-за этого DLM-форум (спонсируемая Еврокомиссией организация, курирующая проект MoReq) инициировал создание нового варианта – MoReq2010, официальная публикация которого планируется на начало 2011 г. Существуют также конкурирующие требования Международного совета архивов (МСА), являющиеся перепевом наработок в этой области 2001–2002 гг., которые в настоящее время завершают процесс стандартизации в ИСО и скоро получат статус международного стандарта, причем события (связанные в первую очередь с поведением разработчиков MoReq2010) могут принять такой оборот, что стандарт МСА окажется "меньшим злом".

Такие "военные действия", безусловно, не способствуют консолидации сообщества специалистов отрасли и качеству создаваемых документов. Но, во всяком случае, у России есть возможность выбрать тот документ, на который мы могли бы в дальнейшем опереться при разработке своего национального стандарта.

Что необходимо сделать в области стандартизации управления документами?

В существующей ситуации прежде всего необходимо определиться с общими направлениями развития национального делопроизводства, при этом выбирать придется из 2–3 возможных решений.

Как мне кажется, спустя непродолжительное время все-таки будут разработаны обязательные требования к СЭД, закупаемым государственными учреждениями и, вероятно, будет создана система сертификации СЭД на соответствие таким требованиям. Такая практика существует в США, все шире распространяется в Евросоюзе, и о введении такого рода требований уже говорят и на Украине.

Необходимо активнее отбирать подходящие международные и национальные стандарты, переводить их и при необходимости адаптировать к российской действительности. Важным моментом является активное участие в международных проектах, которое позволяет влиять на содержание международных стандартов и не допускать появления в них положений, которые могли бы помешать их применению в России. Сейчас эта работа ведется в двух направлениях:

• с одной стороны, российские специалисты активизируют свою деятельность в техническом комитете ISO TC46, принимая участие в качестве экспертов в работе над текстами новых международных стандартов;
• с другой стороны, разработка европейских требований к системам электронного документооборота MoReq2 показала, что уровень российских специалистов достаточно высок и им есть чем поделиться с европейскими коллегами.

Очень важно, что советы и рекомендации наших специалистов принимаются и учитываются.

В заключение я хотела бы подчеркнуть: стандарты в области управления документами по-прежнему необходимы, и самое главное заключается в том, что они помогают нам догонять мировых лидеров в деле построения электронного правительства и информационного общества.